看護師の忘年会幹事マニュアル｜病院の忘年会特有の注意点＆成功のポイント
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病院の忘年会は「悪条件」！？一般企業と病院の忘年会の違い
12月に入ると、多くの職場で忘年会が開催されます。
看護師の職場も例外ではありません。
今年の忘年会で初めて幹事を任命された人もいるかと思います。
忘年会は、1年の労をねぎらうとともに、親睦を深める機会ともなります。
普段はあまり話す機会のない先輩・後輩や、多職種の人と親睦を深められる貴重な機会です。
忘年会での関りをきっかけに業務上のコミュニケーションが円滑になることもあります。
それまで話しかけづらかった多職種の人とも近づける機会となり、仕事をしやすくする効果もあります。
その点、ただの「飲み会」ではないということを念頭に置いておきましょう。
今回は、初めて忘年会の幹事を任された看護師のために、やるべきことと注意点をまとめてみました。
というのも、病院の忘年会は、一般企業の忘年会とは多少事情が異なるからです。
その理由をいくつか挙げておきます。
- 交代制勤務のため、全員が出席することはできない。＝出席できない人が生じる。
- 規模が様々である。（病棟単位で行う場合、看護師のみの場合、看護師＆医師の場合、その他コメディカルも含む場合など）
- 当日まで出席者が確定できない。（忘年会当日に緊急入院や緊急手術、急変が起こることもあり得る）
これらの特徴を踏まえると、病院で忘年会を開催するのは、一般企業よりも「悪条件」と言えます。
忘年会幹事の基本マニュアル
まず、忘年会で幹事を任されたらやるべきことを時系列で解説します。
1.規模を決定する。
まず肝心なのが「どの程度の規模の忘年会を開催するか」ということです。
要するに、どこまで呼ぶか？ということです。
看護師のみで行うのか、医師も一緒にやるのか、事務職員や検査技師・薬剤師などのコメディカルも呼ぶのか、ということです。
これは、その職場によって慣習が異なるので、前年度までの規模を確認し、それに倣うと良いでしょう。
病棟の場合は、医師・看護師・病棟クラークという規模で行うことが多いようです。
また、脳外科や整形外科の場合は理学療法士を呼んだり、外来の場合は受付職員を呼ぶなど、日頃から関りの多い職種を呼ぶことが多いです。
医師も含めた忘年会を開催する場合は、医師サイドからも幹事を立ててもらうと何かとスムーズです。
2.日程調整
規模が決まったら日程を決めます。
これは幹事の独断で決めてはいけません。
日程を決める際の重要事項は以下の3点です。
- 重要人物が出席できる。
- できるだけ多くの人が出席できる。
- 業務・週間予定と照らし合わせて、無理がない。
病棟の忘年会であれば、師長や病棟長の医師が出席できる日を選びます。
また、多くの人が出席できるよう、外部の研修などと重なることのないように注意が必要です。
業務や週間予定との兼ね合いも重要です。
外科系であれば、手術日・手術前日となる曜日は避けましょう。
また、大学病院であれば、教授回診やカンファレンスの前日は避けましょう。
翌日に大きな仕事が待っていると、楽しめなくなるからです。
一般企業であれば、休日前夜の金曜日に開催することが多いですが、病院は必ずしもそうではありません。シフト制のため、どの曜日に開催しても「明日は仕事」という人が生じます。
そのため、教授回診の日（回診が終わっているため）に開催することも多いです。
また、職場の慣習によっては、金曜日はそれぞれにプライベートな時間を楽しめるよう、あえて金曜日を外すこともあります。
先に重要人物（師長・医長など）の予定を伺い、日程を決めたら、再度決まった日程を報告しましょう。
看護師のみで幹事を任されているケースで、医師の日程把握が難しい場合は、話しやすい医師に相談し、日程調整に協力してもらいましょう。
飲み会好きな医師を仲間に取り込んでおくと、何かとスムーズです。
3.予算を決める
予算は、大まかに以下の通りとなります。
入金
- 病棟費など
- 参加者から集める会費
出金
- 飲食代（会場に支払う代金）
- ゲームなどの景品代
- 飾り付け代
まず、病棟費などの「補助」が出るのか確認しておきます。
会費は職場によって「相場」がありますので、前年度の会費などを確認しておきましょう。
また、職場によっては医師と看護師で会費が異なることも多いです。（医師の方が高く設定されている）
しかし近年は、こういったことが「看護師の立場を弱くしている」と考える職場もあり、同額に設定する職場が増えています。
職場の慣習や意向を踏まえて決めましょう。
話しやすい主任などに相談するのが良いでしょう。
会費は、不足したからといって追加で請求することは難しいです。（反感を買います）
そのため、ちょっと余裕を持った額を設定しておくほうが無難です。
仮に余ってしまったら、「電車賃」などと銘打って100円ずつ返金したり、ゲームの景品を豪華にするなどします。次の飲み会に回すこともあります。
4.会場を決める
会場は、以下のポイントを考慮して決めます。
- 予算に合っている。
- 職場からのアクセスが良い。
- 充分な広さがある。
- 騒いでも大丈夫。（人数が多ければ貸し切りが良い）
- 出席者の年齢・好みに合っている。
予算内に収まることは当然ですが、会費に見合った場所であるか？ということも大切です。
どういうことかというと、会費が1万円なのに大衆居酒屋のような会場では「こんなにお金を出しているのに居酒屋？」と不満を抱かれることがあるからです。
会費が高額な場合は、ホテルやおしゃれなレストランを貸し切りにするなど、会費と見合っているかを考慮します。
また、職場の忘年会というのは、どうしても賑やかになりがちで、他のお客さんがいると迷惑になります。お店によっては苦情を言われたり、出入り禁止にされてしまうこともあります。
それが病院の評判に繋がることもあるので、人数が多い場合（20名以上）は貸し切りにできる会場が良いでしょう。また、会場を予約する際に「騒いでしまうかも知れませんが、大丈夫でしょうか？」と一言添えておくとトラブルを防ぐことができます。
また、必要であれば、以下の点を確認しておきます。
- 席はテーブル席か？座敷か？（足が悪い人や高齢の人がいる職場は、座敷では不便なこともある）
- 延長料金の有無。
- キャンセル料はいつから発生するか？（当日、患者の急変などがあると、参加者が増減することがある）
- マイク、音響設備の有無。
- 余興をやる場合は、やっても問題ないか？準備する場所（楽屋）は借りられるか？
できれば、会場が決まった時点で幹事だけでお店を訪れ、詳細を決めておくとスムーズです。
また、事前に顔を合わせておくことで、不要なトラブルを防ぐことにも繋がります。
5.料理などを決める
料理は、参加者の年齢や好みを考慮して決めます。
エスニック系の料理は苦手な人も多いので、できるだけ万人受けするものが良いでしょう。（和食・中華・イタリアンなどが無難）
お店の人に予算を伝えて、お任せするのが無難です。
飲み放題のプランがあると、会計が非常に楽になります。
ただ、「飲み放題」と言っても、ビールが含まれていないプランや、ソフトドリンクが含まれていないプランなどもあります。内容をしっかり確認しましょう。
お酒に詳しい人に内容を吟味してもらうのもコツです。幹事の中にお酒が得意な人がいなければ、話しやすい医師などに相談してみましょう。
6.当日の詳細なプランを決める
忘年会は、食事しながら歓談することがメインとなりますが、事前に以下の点を決めておきましょう。
- 余興はやるのか？
- スピーチは誰に頼むか？（乾杯の音頭、締めの挨拶、中締めなど）
- カラオケはやるのか？
- ゲームはやるのか？
職場の慣習や好みもあるので、これも前年度までの慣習や職場の意向を重視して決めましょう。
また、病院勤務している医療者は、スタート時間に間に合わないことも多いです。
そのため、スケジュールはあまりタイトにせず、ゆとりのある計画を立てましょう。
7.お知らせ・案内
まずは、忘年会の開催を知らせるための「お知らせ」を作成します。
日時・場所（地図も添付すると良い）・会費を明記し、参加者を把握します。
皆が目にする場所にポスターを掲示する職場が多いようです。
参加者は、その用紙に記名してもらいます。
またメーリングリストを利用する職場もあります。
出欠を知らせる締切日を指定しておきましょう。
師長や病棟長など、いわゆる「エラい人」には直接声を掛けるのがマナーです。
「お知らせ」で案内状を兼ねる職場も多いですが、改めて参加者に案内状を配布する場合もあります。
その際には、上記のポスターと同様に内容を記載します。加えて、幹事の名前と当日の連絡先（幹事の携帯電話番号など）を記載しておきましょう。
8.参加人数の取りまとめ
参加者を把握したら、お店に人数を知らせます。
参加人数は当日まで変化する可能性がありますので、突然の欠席も含めて、しっかりと把握しましょう。
お店によっては、当日の昼まで人数の変更を受け付けてくれることもありますので、あらかじめそのような柔軟な対応をしてくれるお店を選ぶと便利です。
当日の午後に、最終的な人数をお店に連絡するとスムーズです。
9.当日の進行の準備
余興をやるのであれば、事前に依頼し、必要なもの（音響・マイクなど）を店側と打ち合わせて準備しておきます。
また、乾杯の音頭、締めの挨拶などは、事前に依頼しておくことがマナーです。
医師と看護師が合同で忘年会を行う場合は、病棟医長・師長をそれぞれ立てる必要がありますので、前年までの慣習などを考慮して計画しておきましょう。
また、当日の会計（会費の回収）のため、参加者の名簿を作成しておくと便利です。
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